Các vấn đề về kế toán và thuế cho các công ty phần mềm

Bởi Kenneth H. Bridges, CPA, PFS      tháng 7 năm 2015

Mặc dù nhiều vấn đề về kế toán và thuế mà các công ty phần mềm phải đối mặt cũng phổ biến trong các ngành khác, nhưng có những lĩnh vực nhất định mà các công ty phần mềm phải thông thạo để thiết lập và duy trì uy tín đối với các nhà đầu tư và người cho vay cũng như giảm thiểu rủi ro về thuế. Những lĩnh vực này (được sắp xếp gần như theo thứ tự thời gian trong vòng đời của công ty phần mềm điển hình) bao gồm:

Lựa chọn loại pháp nhân – Các công ty phần mềm thường bắt đầu với tư cách là một pháp nhân hoạt động (S-corp hoặc LLC) để hưởng các khoản lỗ và tín dụng thuế, tránh khả năng bị đánh thuế hai lần và cung cấp tính linh hoạt tối đa trong một thoát khỏi giao dịch, nhưng sau đó thấy thuận lợi hơn khi chuyển đổi sang trạng thái C-corp (có thể để phù hợp với một khoản đầu tư mạo hiểm đáng kể hoặc nhà đầu tư nước ngoài). Trong những lần khác, các công ty phần mềm thấy thuận lợi khi di chuyển theo hướng ngược lại (từ trạng thái C-corp sang trạng thái lưu chuyển). Cần phải hết sức thận trọng trong việc lựa chọn loại pháp nhân ban đầu, cũng như bất kỳ thay đổi nào sau đó (vì có thể dẫn đến hậu quả thuế bất lợi đáng kể).

Giao dịch nợ và vốn chủ sở hữu – Các công ty phần mềm đang phát triển nhanh chóng thường có nhiều loại chủ sở hữu khác nhau, bao gồm người sáng lập, nhân viên chủ chốt, nhà đầu tư thiên thần và quỹ đầu tư mạo hiểm tổ chức, và nhiều loại nợ và vốn chủ sở hữu, bao gồm nợ cấp cao, nợ chuyển đổi, cổ phiếu phổ thông và có thể có nhiều loạt cổ phiếu ưu đãi với các quyền và ưu đãi khác nhau. Nói chung, các khoản liên quan đến nợ (không phải trả nợ gốc) sẽ được khấu trừ thuế, trong khi bất kỳ khoản nào liên quan đến vốn chủ sở hữu (bao gồm cả chi phí phát sinh để nâng cao vốn chủ sở hữu) không được khấu trừ thuế.

Trả thưởng dựa trên cổ phiếu – Các công ty phần mềm thường sử dụng cổ phiếu hạn chế, quyền chọn mua cổ phiếu và các hình thức trả thưởng dựa trên vốn chủ sở hữu khác để thu hút và giữ chân nhân tài chính. Điều quan trọng là phải hiểu các phân nhánh kế toán tài chính và thuế, cả từ quan điểm của công ty và nhân viên. Nói chung, công ty sẽ cố gắng giảm thiểu bất kỳ khoản phí nào vào thu nhập báo cáo tài chính, đồng thời được khấu trừ thuế thu nhập cho bất kỳ khoản nào được bao gồm trong thu nhập của nhân viên. Từ quan điểm của người lao động, điều quan trọng là tránh bao gồm thu nhập W-2 vào thời điểm mà có thể không có tiền mặt để trả thuế kết quả và cố gắng cơ cấu để có được lợi nhuận vốn dài hạn (thay vì có thu nhập bình thường).

Chi phí khởi động – Các quy tắc thuế thường yêu cầu viết hoa “chi phí khởi động”. Nếu công ty xác định đúng các chi phí này, công ty có thể đưa ra quyết định phân bổ các chi phí này trong thời gian 15 năm.

Nếu không, khoản khấu trừ bị mất. Một số loại chi phí nhất định (ví dụ lãi suất và R&D) thường không tuân theo các quy tắc này và việc xác định ngày bắt đầu kinh doanh cho các mục đích của các quy tắc này là cực kỳ quan trọng. Việc điều hướng cẩn thận các quy tắc này có thể tối đa hóa các khoản khấu trừ thuế của công ty và giảm thiểu nguy cơ xảy ra bất ngờ khó chịu trong cuộc kiểm tra IRS.

Vốn hóa chi phí phát triển phần mềm – GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung) quy định chi phí phát triển phần mềm được vốn hóa từ thời điểm mà tính khả thi về công nghệ được thiết lập cho đến thời điểm sản phẩm sẵn sàng phát hành chung, với chi phí vốn hóa sau đó được khấu hao trong suốt thời gian sử dụng của sản phẩm. Các quy tắc thuế thường cho phép các chi phí này được chi ngay hoặc được vốn hóa và phân bổ theo sự lựa chọn của người đóng thuế.

Ghi nhận doanh thu – Do việc bán phần mềm thường có tỷ suất lợi nhuận rất cao và một công ty có thể có các giao dịch bán hàng không thường xuyên nhưng đáng kể và các nghĩa vụ liên tục sau khi giao hàng lần đầu, các quy tắc phức tạp chi phối thời điểm ghi nhận doanh thu từ việc bán phần mềm. Các quy tắc này thường hoạt động để trì hoãn việc ghi nhận doanh thu. Mặc dù điều này có thể không mong muốn từ quan điểm GAAP, nhưng điều này có thể có lợi từ quan điểm giảm thiểu chi phí tiền mặt của công ty cho thuế thu nhập.

Phương pháp kế toán thuế – Trong khi GAAP yêu cầu sử dụng phương pháp cộng dồn (và thường là hoãn lại doanh thu từ việc bán phần mềm), các quy tắc thuế nói chung cung cấp rất nhiều sự linh hoạt trong việc lựa chọn phương pháp kế toán. Các công ty phần mềm nhiều khi khởi đầu chủ yếu là nhà cung cấp dịch vụ (với phương pháp tiền mặt thường tạo ra kết quả thuế mong muốn nhất), và sau đó phát triển thành công ty sản phẩm (với phương pháp cộng dồn thường tạo ra kết quả thuế mong muốn hơn, dựa trên khả năng hoãn lại doanh thu ngoài việc nhận tiền mặt). Việc lựa chọn cẩn thận một phương pháp ban đầu và thời điểm tối ưu cho cuộc bầu cử tiếp theo để thay đổi phương pháp, có thể dẫn đến những lợi ích đáng kể về thuế.

Các kế hoạch nghỉ hưu đủ tiêu chuẩn – Để thu hút và giữ chân nhân tài, hầu hết các công ty phần mềm sẽ cần một kế hoạch nghỉ hưu đủ tiêu chuẩn. Các kế hoạch như vậy cho phép công ty khấu trừ thuế ngay lập tức, đồng thời cung cấp cho nhân viên thời gian hoãn thuế rất dài hạn.

Bồi thường hoãn lại không đủ điều kiện – Ngoài các kế hoạch nghỉ hưu đủ tiêu chuẩn, các công ty phần mềm cũng thường đưa ra nhiều hình thức bồi thường hoãn lại không đủ tiêu chuẩn. GAAP thường yêu cầu tích lũy trách nhiệm pháp lý đối với các kế hoạch như các dịch vụ liên quan được cung cấp, trong khi các quy tắc thuế thường yêu cầu hoãn việc khấu trừ của công ty và cung cấp các kết quả có thể khắc nghiệt cho nhân viên nếu kế hoạch không được cấu trúc và duy trì đúng cách.

Các vấn đề về phân loại công nhân – Các công ty phần mềm thường sử dụng đáng kể các nhà thầu bên ngoài để thu hút nhân tài cần thiết trên cơ sở tạm thời. Kiến thức về các quy tắc trong lĩnh vực này có thể giúp một công ty giảm thiểu khả năng gặp rắc rối với IRS, bộ phận thu nhập của tiểu bang và các bộ lao động của liên bang và tiểu bang.

Tín dụng thuế – Hầu hết các công ty phần mềm đủ điều kiện nhận tín dụng thuế nghiên cứu của Liên bang và các bang thường cung cấp tín dụng nghiên cứu của riêng họ, cũng như các khoản tín dụng để tạo việc làm, đào tạo, vốn đầu tư thiên thần và các hành vi khác mà tiểu bang muốn khuyến khích và khen thưởng.

Thuế thu nhập đa bang – Các công ty phần mềm hầu như luôn luôn tập trung vào quốc gia (hoặc quốc tế), hơn là tập trung vào địa phương. Với việc các cơ quan quản lý nhà nước ngày càng khao khát doanh thu (và ngày càng tích cực theo đuổi các công ty ngoài quốc doanh), ban quản lý của một công ty phần mềm bắt buộc phải thông thạo việc đánh thuế thu nhập đa bang. Thông thường, một công ty sẽ có “mối quan hệ” với bất kỳ trạng thái nào mà nó có tiếp xúc cơ thể (thậm chí là liên hệ tạm thời như cài đặt và đào tạo tại chỗ).

Thuế bán hàng đa bang – Có khả năng còn quan trọng hơn thuế thu nhập bang là thuế bán hàng của bang và địa phương. Mặc dù một công ty không có lợi nhuận có thể không phải chịu thuế thu nhập đáng kể, nhưng mức độ chịu thuế bán hàng (là tỷ lệ phần trăm trên tổng doanh thu) có thể rất lớn. Các quốc gia đều thống nhất về việc loại giao dịch phần mềm nào phải chịu thuế bán hàng và phương thức phân phối và ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn thường có thể quyết định xem giao dịch đó có phải chịu thuế bán hàng hay không.

Kinh doanh ở nước ngoài – Các công ty phần mềm có trụ sở tại Hoa Kỳ thường nhanh chóng mở rộng nỗ lực bán hàng của họ ra bên ngoài Hoa Kỳ Hoa Kỳ có hiệp ước thuế với hầu hết các đối tác thương mại và các hiệp ước này thường xác định quốc gia nào có quyền đánh thuế thu nhập từ giao dịch ( để giảm thiểu khả năng đánh thuế trùng lặp). Theo nguyên tắc chung, một công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ sẽ chỉ phải chịu thuế của nước ngoài đối với lợi nhuận hoạt động nếu nó có “cơ sở thường trú” ở nước ngoài đó, nhưng vẫn có các trường hợp ngoại lệ. Các quy tắc của Hoa Kỳ (với những hạn chế đáng kể) thường cho phép khấu trừ thuế của Hoa Kỳ đối với khoản thuế được trả hợp lý cho chính phủ nước ngoài. Ngoài ra, luật thuế của Hoa Kỳ cung cấp các ưu đãi nhất định để khuyến khích xuất khẩu.

Các giới hạn đối với việc sử dụng các khoản chuyển lỗ và tín dụng – Các quy định về thuế đặt ra các giới hạn nghiêm trọng tiềm tàng đối với việc sử dụng các khoản chuyển lỗ và tín dụng thuế của công ty sau khi thay đổi quyền sở hữu. Điều quan trọng là phải hiểu các quy tắc này để tránh vô tình kích hoạt giới hạn có thể dẫn đến lãng phí tài sản thuế có giá trị.

Sáp nhập và mua lại – Hầu hết các công ty phần mềm được xây dựng để bán; và, trên đường đến lối thoát, họ thường phát triển nhờ việc mua lại các công ty khác. Từ quan điểm của người bán, tùy thuộc vào cấu trúc của thỏa thuận, kết quả thuế có thể từ hoàn toàn không chịu thuế đến đánh thuế hai lần. Và từ quan điểm của bên mua, kết quả có thể dao động từ giá mua được khấu trừ thuế (trong một khoảng thời gian nào đó) đến giá mua được miễn trừ vĩnh viễn.

Các công ty phần mềm thường di chuyển nhanh chóng trong suốt vòng đời từ khi thành lập đến khi xuất cảnh. Một công ty CPA hiểu rõ vòng đời của một công ty phần mềm và có thể giải quyết cả những vấn đề trước mắt mà công ty đang đối mặt hiện nay, đồng thời nhìn ra bức tranh dài hạn lớn hơn, có thể là một đối tác kinh doanh có giá trị.

Kenneth H. Bridges, CPA, PFS là đối tác của Bridges & Dunn-Rankin, LLP, một công ty CPA có trụ sở tại Atlanta.

Bài viết này chỉ được trình bày cho các mục đích giáo dục và thông tin, và không nhằm mục đích tạo thành lời khuyên pháp lý, thuế hoặc kế toán. Bài báo chỉ cung cấp một bản tóm tắt rất chung về các quy tắc phức tạp. Để được tư vấn về cách các quy tắc này có thể áp dụng cho tình huống cụ thể của bạn, hãy liên hệ với nhà tư vấn thuế chuyên nghiệp.